Caleidoscopio: reflexiones desde múltiples lentes

Wisdom is like a baobab tree. No one individual can embrace it.

El tema de la gestión de conocimiento (GCO) es bastante nuevo dentro de la teoría de las organizaciones. Muchas veces se confunde o se asimila a la sistematización, la recuperación de buenas prácticas y lecciones aprendidas, a la gestión de información, el uso de tecnologías de información y comunicación (TIC) o a la formación (principalmente en línea).  En este abordaje se propone la gestión de conocimiento como una forma distinta de gestionar, basada en potenciar el conocimiento que define a una organización.

Cuando se está integrando una estrategia de GCO es importante tener en cuenta que su éxito depende de que se puedan realizar transformaciones en los procesos organizacionales ya existentes. Integrar la GCO es una decisión de política institucional ya que se trata de una transformación en la forma de construir y potenciar el saber organizacional. No se trata solamente de una decisión técnica que agrega nuevas plataformas tecnológicas o nuevos procedimientos.

Integrar la GCO implica estar convencido de que la organización es un espacio de conocimiento, que su funcionamiento no solamente depende de este potencial sino que cada acción genera permanentemente nuevos conocimientos. Es un proceso interminable y en constante cambio mientras la organización funcione.

También se hace necesario comprender que el principal repositorio del conocimiento son los seres humanos en su carácter individual, y también en su carácter colectivo. El conocimiento es un intangible que en algunas ocasiones y con determinadas condiciones se puede hacer tangible al transformarse en productos de conocimiento (información, metodologías, sistematizaciones, vídeos, colecciones fotográficas, mapas, gráficos y dibujos, por ejemplo).

Por ejemplo, partiendo de estos principios se puede comprender que si se pensaba que nadie era indispensable en las organizaciones, un enfoque de GCO diría que con cada ingreso y salida de individuos, la organización se transforma ya que inevitablemente constituye y reconstituye el bagaje de conocimiento, haciéndola ni mejor-ni peor, pero si distinta.

Integrar la gestión de conocimiento en el funcionamiento organizacional implica comprender que con cada acción se genera un conocimiento nuevo. Mucho de este conocimiento permanece en las personas que participan en los procesos  como conocimiento tácito (no tangible). Si no se desarrollan estrategias de GCO, el colectivo no aprovecha los aprendizajes individuales generados por sus mismas acciones.

Entre más estructurado y predefinido está el trabajo de la organización, más dificultades hay para aprovechar el conocimiento vivencial y experiencial de las personas que lo componen. Este conocimiento tácito, se aprovecha si hay espacios cotidianos y abiertos para el intercambio entre las personas y se explicita cuando se convierte en productos de conocimiento que se construyen a partir de este intercambio.

Una estrategia de gestión de conocimiento se basa en estos elementos y se propone potenciar el conocimiento tácito que generan las acciones organizacionales y que se combina con el que ya  tienen las personas que conforman sus equipos de trabajo. La GCO se interesa en construir productos de conocimiento a partir de la mezcla de todos los saberes (sin discriminación) que conforman una institución y sus contrapartes.

Además de potenciar el conocimiento tácito y de buscar la construcción colectiva de productos de conocimiento, una estrategia de gestión de conocimiento se propone crear las condiciones para esta mezcla de saberes diversos. Así, se hace fundamental crear las condiciones para generar espacios de confianza, con las herramientas adecuadas para horizontalizar las relaciones de poder dadas por la estructura organizacional, el género,la edad, el tiempo de estar en la organización,  el trabajo en el tema, etc. A partir de estas condiciones se pueden desarrollar procesos de intercambio que en algunas ocasiones pueden resultar en productos de conocimiento organizacional y en otras simplemente generar nuevo conocimiento tácito en los integrantes de la organización que posteriormente impactará las prácticas y las actitudes.

Otro aspecto clave de la gestión de conocimiento es la gestión de información. Es muy frecuente que la organización tenga un enorme bagaje de referencias que no se organizan y no se potencian por estar acumuladas en los escritorios de los integrantes de sus equipos de trabajo, o que simplemente se utilizan una vez y no se les da seguimiento. Al no organizar en un espacio colectivo la información que se referencia y que se produce se pierde una altísimo potencial y se repiten procesos, búsquedas innecesarias y errores en referencias. Este proceso implica tener etiquetas comunes para los recursos de información (elaboradas colectivamente), tener un espacio común accesible para todos los miembros del equipo y un proceso para capturar, seleccionar, organizar, compartir la información.

Frecuentemente se confunde GCO con la puesta en marcha de plataformas tecnológicas o con el uso de TIC. Para la GCO se utilizan espacios presenciales y espacios digitales, el uso estratégico de ambos depende de la condición de cada organización y de las estrategias de GCO que se han diseñado. Hay que aprovechar las TIC porque facilitan el proceso de intercambio y de gestión de información, especialmente cuando la organización tiene representaciones dispersas en un amplio espacio geográfico. Pero por un lado, siempre deben combinarse con espacios presenciales y digitales y por otro, es indispensable tener claros las estrategias de GCO, sus procesos y sus instrumentos antes de hacer cualquier inversión en plataformas tecnológicas.

Así, trabajar bajo el enfoque de GCO implica estar convencido que la organización es el bagaje de conocimiento que generan sus equipos de trabajo y sus contrapartes, que el conocimiento experiencial y vivencial es tan importante como el conocimiento explícito (información, sistematizaciones, artículos, etc), que todos los saberes son válidos y que estos se potencian en el intercambio horizontal. Un aspecto clave de la GCO es la interacción, intercambio y construcción de productos de conocimiento entre diversos y no solamente en iguales.

Una organización que trabaja bajo en enfoque de GCO está apostando a fortalecer sus procesos de apoyo mutuo y la colaboración entre integrantes y equipos de trabajo, donde las consultas específicas, los errores, las lecciones aprendidas y las buenas prácticas se pueden compartir sin temores porque forman parte del aprendizaje y el conocimiento generado por el accionar de la organización. La GCO propicia el trabajo en red y la reducción de islas de conocimiento. Una organización con una buena estrategia de GCO no permite que se establezcan relaciones de poder a partir de la apropiación de información o conocimiento de alguna persona o grupo que integre sus equipos de trabajo.

El éxito de la Integración de una estrategia de gestión de conocimiento está sostenido en que:

• Sus resultados son útiles y visibles. Por ejemplo, para modificar prácticas, para no repetir errores o reconstruir metodologías, para tener mayores recursos disponibles, para hacer más ágiles los procesos, para transformar actitudes, para innovar, entre otros.
• Si la integración de una estrategia de GCO genera más trabajo para los equipos organizacionales que casi siempre están sobrecargados, esta no va ser sostenible. La GCO debe sustituir, integrar o agilizar procesos. Es crucial que la integración de estas nuevas prácticas partan  de pequeños éxitos que demuestren el potencial de la GCO.
• Están demostradas las altas inversiones que se han realizado en plataformas tecnológicas que posteriormente no se utilizan. Se deben utilizar las TIC que sean necesarias para potenciar la estrategia de GCO que debe ponerse en funcionamiento primero que contratar el diseño de tecnología.
• Hay que integrar la cultura del intercambio entre diversos en la organización. Muchas veces se cree y se dice que esto se realiza, pero hay que valorar si en realidad se asignan los tiempos, espacios y recursos para ello y además si existe una cultura organizacional que permite integrar todas las voces y saberes en los proceso de intercambio.
• Una estrategia de GCO sostenible requiere de una facilitación de GCO permanente, Se trata de una persona o un equipo de trabajo que se haga responsable de garantizar que se dan los espacios horizontales de intercambio, que se gestiona la información institucional, que se realizan procesos de construcción colectiva de conocimiento integrando los múltiples saberes organizacionales, que facilita los espacios presenciales y digitales y los dinamiza cuando son los momentos apropiados.

En lo concreto, integrar la GCO implica trabajar una estrategia organizacional para tres dimensiones:

1.Gestión de información: Una estrategia de gestión de conocimiento organizacional ha tenido éxito si al menos,

• Los recursos de información que consulta, recibe y produce la institución están organizados en un espacio común al que todos sus integrantes han contribuido no solo a integrar sino a organizar por medio de un etiquetamiento elaborado en conjunto.
• Es un espacio colectivo al que todas las personas tienen acceso y donde depositan organizados sus recursos de información. Se trate de referencias documentales, estadísticas, monitoreos de prensa, informes intermedios, informes de monitoreo, evaluaciones, artículos, informes financieros, fotografías, videos, dibujos, entre muchos otros.
• Toda la información que por lo general se queda en los escritorios y carpetas de las computadoras personales se transforman organizadas en recursos de información colectiva.
• El facilitador(a) de gestión de conocimiento coordina estos procesos y vela por que se capture, organice, seleccione, accese y difundan los recursos de información.

2.Intercambio de conocimientos: Una estrategia de GCO en la organización ha tenido éxito si al menos,

• La organización dedica esfuerzos y ha planificado tiempo, recursos, espacios para el intercambio de conocimientos.
• Estos procesos se realizan en forma cotidiana para potenciar el aprendizaje experiencial y vivencial que está “más fresco” recién vivido.
• La organización el da valor al conocimiento tácito que se explicita en el intercambio con otros; y se interesa por fortalecer el aprendizaje, la transformación de las prácticas y las actitudes a partir del acceso al conocimiento tangible e intangible.
• La organización crea un espacio o varios espacios para el funcionamiento de “comunidades” o grupos que se sienten confortables juntos, en un espacio seguro, que comparten intereses sobre algún o algunos temas, que se apoyan mutuamente y se piden consejos y sugerencias. Estas comunidades no necesariamente corresponden a la estructura organizacional.
• Los integrantes de la organización disponen de un espacio de confianza para consultar, aportar, compartir dificultades y éxitos, efectos de las malas decisiones y buenas prácticas.

3. Construcción colectiva: Una estrategia de GCO en la organización ha tenido éxito si,

• La organización selecciona temáticas claves donde va a desarrollar nuevos productos de conocimiento.
• Los productos de conocimiento (metodologías, estrategias, instrumentos, técnicas) son construidos a partir del intercambio de saberes organizacionales.
• Los informes, sistematizaciones, evaluaciones y otros productos organizacionales son producto de los procesos de intercambio horizontal permanentes.

Estas tres dimensiones se ejecutan al mismo tiempo y se relacionan y transforman constantemente entre ellas. Sin embargo, es apropiado decir que los niveles de complejidad se van haciendo mayores. La gestión de información resulta más tangible y menos compleja que el intercambio de conocimientos. De la misma manera,  la complejidad de la integración de la construcción colectiva de conocimientos en la organización es aún mayor que la puesta en marcha de los espacios de intercambio.

Las tecnologías de información y comunicación (TIC) pueden desempeñar un papel estratégico en la gestión de conocimiento y es muy importante potenciarlas, especialmente si las distancias físicas entre los miembros de todos los niveles de la organización son un factor determinante para potenciar el conocimiento de todos y todas. Sin embargo, como se ha dicho, ninguna estrategia de GCO debería iniciarse con el desarrollo de plataformas tecnológicas, sino con la creación de una estrategia de GCO, donde las TIC son un elemento más de la misma.

La mesa final de la Conferencia «Repensando el desarrollo en la era de la escasez y la incertidumbre» (York, 2011) plantea algunas ideas interesantes de retomar en nuevas discusiones. Esta conferencia la organizaron la EADI y DSA y convocó a alrededor de 2500 investigadores, principalmente europeos, interesados en cuestionar el abordaje actual del desarrollo. En estas notas retomo las principales ideas que llamaron mi atención.

La categoría de países de desarrollo medio: Se analizaron los casos de los países que se encuentran actualmente ubicados en la categoría de desarrollo medio a los que se excluyen de la cooperación para el desarrollo pero que tampoco se incluyen en las conversaciones y decisiones de los países con mayores recursos. Lo que en realidad está sucediendo es que estos países terminan siendo justamente «dos países en uno»: uno muy rico y otro muy pobre, pero el promedio lo sitúa como un país de ingresos medios.

El foco del desarrollo en la redistribución y no en el crecimiento: Hay que replantearse un nuevo paradigma sobre el desarrollo que ponga el foco central en la redistribución, que trabaje desde el enfoque de diversidad y que tenga como centro la problemática de los recursos naturales y la energía. Que le de importancia a los valores, la vida cotidiana y la cultura. La contribución intelectual debería estar basada en el tema de la redistribución de los recursos y la redistribución de los espacios sociales para la voces que están excluidas. La academia debería poner más énfasis en impulsar procesos.

Se hace necesario superar de una vez por todas el concepto de desarrollo basado en los indicadores económicos para crear mejorar valoraciones basadas en la capacidad de adaptación y en las capacidades múltiples de los colectivos. El control de la información y los datos han determinado la conducción política de los procesos. Lo que se ha llamado de una forma muy técnica inequidad debería en realidad llamarse por su nombre que es injusticia. Palabra que aparece muy pocas veces en el discurso del desarrollo.

Urge mezclar saberes para construir nuevas propuestas de desarrollo: Hay que  fortalecer las alianzas entre academia y sociedad civil, porque a pesar del tiempo que se ha pasado con el discurso de trabajar en conjunto ambos sectores, continua siendo una relación poco sólida y constante.

Es urgente conectar las ciencias, de tal forma que las ciencias exactas se nutran de los conocimientos de las ciencias sociales y viceversa. Los análisis y estudios uniendo ambos saberes permitirían construir nuevos conocimientos que no respondan únicamente a los requerimientos del mercado, sino a las necesidades de desarrollo de una realidad concreta. La integración, por ejemplo, de la sociología con la biotecnología o de la antropología con la informática o la psicología con la ingeniería, generarían propuestas de desarrollo distintas a las que conduce el mercado y las multinacionales para quienes los países están invirtiendo en la formación de sus recursos humanos.

Es urgente mejorar la construcción de conocimiento a partir de la construcción intergeneracional, donde en procesos horizontales que integren académicos e investigadores con años de experiencia con el pensamiento y las herramientas de las nuevas generaciones.

Es necesario retomar lo local: A pesar del discurso del desarrollo que habla de riesgos del sector financiero, por ejemplo, los riesgos más importantes el modelo de desarrollo que se han propuesto no lo están enfrentando las grandes empresas, ni los sistemas financieros. El riesgo es cotidiano y lo enfrenta el ciudadano común y corriente todos los días. Hay que preguntarse cuáles son las principales preocupaciones de la cotidianidad de las personas, qué los ponen en situación de vulnerabilidad, probablemente estén más centradas en el cambio climático que transforma las condiciones para lograr su seguridad alimentaria que la preocupación por la globalización. Se hace necesario volver al análisis de la lucha de clases sociales ubicado en un nuevo momento histórico.

Las tecnologías de información y comunicación, herramienta para la movilización de las clases medias globales: Las TIC han sido cruciales para la transformación del panorama político. Se han constituido en herramientas de las voces locales, que empoderan las comunidades y hacen los procesos más transparentes. Sin embargo, el análisis debe ser más cuidadoso. En primer lugar hay que valorar el manejo de la información sensible a nivel local que puede poner en riesgo a diferentes grupos sociales.

Las TIC representan para la academia y los científicos de todas las ramas una oportunidad de popularizar el conocimiento científico, de mantenerse en contacto permanente con los grupos locales y de mejorar la construcción colectiva de conocimiento. Pero para ello, la academia debe saber manejar estas herramientas y apropiárselas para utilizarlas de acuerdo a las necesidades, deseos y objetivos. Por lo general, la academia no tiene un uso estratégico de estas herramientas tecnológicas. Esta es una de los propósitos de la conexión intergeneracional.

Por otro lado, las TIC han sido las herramientas que han permitido manifestarse y visibilizar las voces de las clases medias, que se convierten en estos momentos históricos en clases excluidas.Las TIC han sido claves para el cambio político y las herramientas claves para la movilización en las calles de la clase media que se siente en estos momentos directamente afectada por la forma de desarrollo que ha impulsado el mercado.

Indudablemente las TIC se han convertido en nuevos canales de comunicación que permiten construir nuevo conocimiento, con mayor transparencia y darle espacio al conocimiento local. Sin embargo, no debe ganarnos el entusiasmo sin valorar los riesgos de estar constantemente mapeados a nivel individual y colectivo para beneficio de las grandes compañías transnacionales y de los sistemas de seguridad cuando esta es crucial en los diversos contextos.

Se ha puesto mucho énfasis en la brecha digital, cuando no es en realidad el asunto más importante. Lo crucial es el costo de la participación basada en los espacios TIC, definitivamente en estos espacios también hay quienes tienen mayores facilidades para hacerlo y quienes no, pero no solo por un tema de acceso sino también porque están sustentados en relaciones de poder que están basadas en nuevos paradigmas, por ejemplo la capacidad de mantenerse en una red social, el manejo del lenguaje apropiado, el mantenerse permanentemente al día en las nuevas aplicaciones tecnológicas, entre otros aspectos. No es posible para todas las personas tener un alto grado de participación en estos espacios digitales. A pesar de que están claros los valores agregados, el espacio TIC puede ser un espacio de exclusión. 

octubre, 2011